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Gestão documental digital

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O acúmulo de documentos físicos gera custos com espaço, dificulta a busca por informações e aumenta o risco de perda ou acesso indevido. Empresas de Joinville que ainda dependem de arquivos físicos perdem tempo e produtividade todos os dias.

O GED da ArqCen organiza e indexa seu acervo documental, permitindo que sua equipe consulte informações sobre documentos e caixas custodiadas de forma rápida e segura. O acesso ao sistema é restrito a usuários previamente autorizados, mediante login e senha.

  • Cadastro e indexação das caixas realizado pela equipe ArqCen
  • Documentos digitalizados disponíveis para consulta e download
  • Clientes acessam caixas e documentos via sistema web
  • Controle de acesso por usuário e perfil
  • Histórico de visualizações e solicitações
Interface do sistema GED ArqCen – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Funcionalidades

Tudo que sua empresa precisa para gerir documentos

Um sistema completo e integrado para a realidade das empresas de Joinville e região.

Cadastro pela ArqCen

Nossa equipe cadastra e indexa cada caixa no sistema com número único de identificação, tipo de documento e informações relevantes.

Consulta Online

O cliente acessa via web e visualiza as informações de todas as caixas custodiadas de forma rápida e organizada.

Controle de Acesso

Acesso por login e senha com perfis de usuário definidos, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem as informações.

Histórico de Consultas

Registro de acessos e solicitações realizadas no sistema, mantendo rastreabilidade de todas as movimentações.

Consulta e Download

Acesse e baixe documentos digitalizados diretamente pelo sistema, a qualquer momento e de qualquer lugar.

Solicitação de Documentos

Solicite a entrega física ou digital de documentos diretamente pelo sistema, com registro de todas as movimentações.

Como funciona

Implantação do GED ArqCen

1

Diagnóstico

Analisamos o volume, tipos de documentos e fluxos de trabalho da sua empresa para desenhar a solução ideal.

2

Digitalização

Digitalizamos o acervo físico existente com equipamentos de alta resolução e OCR para reconhecimento de texto.

3

Configuração

Configuramos o sistema com as estruturas de pastas, perfis de acesso e fluxos aprovados com sua equipe.

4

Treinamento

Treinamos sua equipe e oferecemos suporte contínuo para garantir a adoção plena do sistema.

Segurança e Compliance

GED em conformidade com a LGPD

O GED ArqCen foi desenvolvido com segurança e privacidade de dados no centro de cada funcionalidade.

Acesso Controlado

Somente usuários previamente cadastrados e autorizados conseguem acessar o sistema, reduzindo o risco de acesso indevido a informações da empresa.

Acesso Seguro via Web

O sistema é acessado via navegador com login e senha, sem necessidade de instalação de softwares adicionais.

Rastreabilidade

Registro das solicitações e consultas realizadas no sistema, permitindo acompanhar todas as movimentações do acervo.

Perguntas Frequentes

Dúvidas sobre GED em Joinville

O sistema da ArqCen é uma área do cliente onde sua empresa pode consultar online as informações de todas as caixas custodiadas, solicitar documentos e acompanhar movimentações — tudo com acesso seguro por login e senha em sistema.arqcen.com.br.
Após a contratação do serviço de guarda física, nossa equipe já inicia o cadastro das caixas no sistema. O acesso ao cliente é liberado assim que as caixas estiverem indexadas e os usuários cadastrados.
Sim. O GED ArqCen suporta contratos, notas fiscais, prontuários médicos, documentos de RH, projetos de engenharia, registros contábeis, documentos jurídicos e qualquer outro tipo de arquivo. O sistema é configurado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
Após a digitalização, os documentos físicos podem ser: (1) devolvidos à empresa para guarda interna; (2) armazenados na ArqCen em nosso serviço de Guarda Física; ou (3) destruídos com segurança com emissão do certificado de destruição segura em nosso serviço de Destruição Segura. A escolha é da empresa conforme o prazo legal de guarda de cada documento.
O acesso é feito via sistema web em sistema.arqcen.com.br. O acesso é gratuito para a visualização das informações das caixas, bem como para o download de relatórios e a solicitação de caixas e documentos. O login e senha são disponibilizados aos funcionários previamente cadastrados e autorizados a efetuar solicitações.